الحمد لله, والصلاة والسلام على رسول الله, اللهم لا علم لنا إلا ما علمتنا إنك أنت العليم الحكيم, علمنا ما ينفعنا وانفعنا بما علمتنا وزدنا علماً يا رب العالمين. الله نورنا بنور الفهم وأخرجنا من ظلمات الوهم, وافتح علينا فتوح العارفين.

   إن التطورات المهمة التي أضافتها نظم تخطيط موارد المنشآت ERP  على الممارسات الإدارية بشكل عام, قد أدت إلى تغييرات مهمة في أساليب وطرق التعامل مع الجداول الرئيسية Master Tables (الحسابات, المواد, الأفراد, الموجودات الثابتة, المخزون, النقدية, ... إلخ) وهذه التغييرات شملت طرق التصنيف والترميز والتخصيص.

   سنتطرق في هذا الموضوع المختصر للأساليب والقواعد الجديدة لتصميم حسابات الأستاذ العام في نظم تخطيط موارد المنشآت ERP, و سنتناول في طرحنا برنامج جريت بلينز كمثال عن هذه النظم.

إن التغييرات التي طرأت على قواعد تصميم الحسابات شملت عدة إضافات, بالإضافة إلى إلغاء بعض الخصائص التي كانت موجودة في النظم المحاسبية القديمة, و ألغتها نظم ال ERP فلم تعد موجودة في بنية حسابات الأستاذ العام في هذه النظم.

1.    نظام الشجري في بنية حسابات الأستاذ العام:

قبل ظهور نظم ال ERP كانت النظم المحاسبية القديمة تعتمد على البنية الشجرية التقليدية لحسابات الأستاذ العام,

وهي متبعة في بعض البرامج مثل برنامج Microsoft Dynamics NAV (Navision), فكل عملية ترحل إلى أحد حسابات الأستاذ العام, يتم الترحيل كذلك إلى حساب الأب وهكذا..

بصراحة هي خاصية جيدة ومفيدة ولكنها استبدلت بنظام السيغمنت الجديد, فلا ترى برنامج مثل جريت بلينز يستخدمها, كما أظن أنه من الصعب تضمينها في أي برنامج إلى جانب نظام السغمنت.

 

2.    نظام السيغمنتس Segments:

المقصود بالسيغمنت هو تقسيم رمز الحساب أو رقم الحساب إلى مقاطع. كل مقطع مرتبط إما بفرع للشركة أو بمنتج أو بخط إنتاج أو بمركز تكلفة أو بحساب رئيسي أو حساب تحليلي. سنورد مثالاً على ذلك:
شركة تجارية متعددة الفروع, وتعمل بعدة نشاطات تجارية. يمكن أن يكون شكل الحساب في دليل الحسابات كما يلي:
الفرع - فئة المنتج - الحساب الرئيسي - الحساب التحليلي
إذا قررنا أن شكل الحساب هو كما سبق, فسيكون علينا إدخال كل القيم المحتملة لكل مقطع أو سيغمنت. مثلاً:
علينا أن ندخل كل الفروع (رمز, ووصف), وكذلك كل رموز الأنشطة التجارية وهكذا. مثلاً:

 01 الأدوات المنزلية
02  الأجهزة الإلكترونية
03  الألعاب
04  قطع الكمبيوتر
05  الصوتيات
فإذا كان لدينا مثلاً رقم حساب مبيعات الصالات هو 411 كحساب رئيسي, وكان حساب المبيعات النقدية هو 001

v     فوائد استخدام السيغمنت في تصميم دليل الحسابات:

الفائدة الأساسية لنظام السيغمنت هي الحصول على تقارير تحليلية مقارنة, وكذلك تقارير لنتائج الأعمال المجمعة لعدد من الشركات, مما يساعد الإدارة على إتحاذ القرار السليم وفي الوقت المناسب, كمثال على ذلك:

ý     معرفة الفروع الأكثر نشاطاً, أو الفروع غير الرابحة لاتخاذ قرار مناسب لحل مشكلتها.

ý     معرفة النشاط التجاري الأكثر ربحاً, أو النشاط الذي يشكل عبئاً على الشركة ويمتص أرباح الأنشطة الأخرى.

ý     تقارير مجمعة على مستوى سيغمنت معين (الحساب الرئيسي مثلاً), للحصول على صورة كاملة عن الوضع الإجمالي (ميزانية مجمعة لكل الأنشطة والفروع).

 

v     القواعد الرئيسة المتبعة في استخدام خاصية السيغمنت لتصميم دليل الحسابات:

1.      يجب دائما عند تصميم دليل الحسابات تصور وضع الشركة بعد 3 أعوام, ومتطلبات الحسابات في تلك الفترة القادمة, ومن ثم تصميم الحسابات بشكل ينسجم مع تطور الشركة بدون مشاكل. لأن أي عملية تعديل في شكل الحساب لن تكون بهذه المرونة.

2.      دراسة الموديولات المرتبطة بالأستاذ العام. فأي موديول مرتبط بالأستاذ العام يقوم بإدارة الحسابات المرتبط به, وبالتالي لا حاجة إلى تخصيص سيغمنت خاص لتصنيف جزئياته. مثل المخزون, فإذا كان لدينا موديول إدارة المخزون موجود, فهو يقوم بتصنيف المخزون وجزئياته, ولا حاجة بنا لتخصيص سيغمنت لكل جزء من المخزون. طبعا يجب ألا يسبب هذا المثال سوءا في الفهم بينه وبين المثال السابق حول تخصيص سيغمنت للنشاط التجاري  Division.

3.      يجب عدم المغالاة في تقسيم الحساب إلى سيغمنتس, لأن هذا سيقصر من طول كل منها وبالتالي يحد من عدد القيم لكل منها. المعيار الأساسي في ذلك هو حاجة الإدارة إلى تقارير معينة مصنفة حسب هذا السيغمنت.

مثال: شركة لديها العديد من الفروع, إلا أنها تفصل كل فرع بشركة خاصة وبالتالي شجرة حسابات خاصة. فلا داعي هنا لوضع سيغمنت في الحساب للفرع لأنه سيكون متكرر في كل الحسابات. إلا إذا رأى ال Implementer أنها الطريقة الوحيدة للحصول على تقارير مجمعة من كل الشركات, فهذا أمر آخر وأعتقد أن الكثيرين لن يوافقوه على ذلك.

4.      هناك قضية مهمة جدا. وهي أنه في حسابات الموجودات الثابتة ورأس المال وحتى الموجودات والخصوم المتداولة. تكون هناك حسابات عامة ولا ترتبط بقيمة معينة من سيغمنت معين (مثلا: المباني التي فيها مكاتب الإدارة العامة). فلابد هنا من التصور المستقبلي للموضوع:

يتبع ....