أسوأ خمسة ممارسات في مايكروسوفت دايناميكس جريت بلينز "Microsoft Dynamics GP"

[ahai]

بسم الله الرحمن الرحيم

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته,

أقدم لكم إخواني بعد طول غياب, هذه الترجمة المتواضعة لمقال قرأته مؤخراً من الإنترنيت عن أسوأ الممارسات في استخدام جريت بلينز.

الحقيقة أن أغلب النقاط في هذا المقال قد تمت مناقشتها مطولاً في المنتدى, وعلى من يريد التوسع في الموضوع أن يبحث في المنتدى ليجد مناقشات مطولة عن هذه الممارسات.

أخيراً, أرجو من الله النفع للجميع, والتصدق علينا بآرائكم لتزداد الفائدة.

المقال:

غالباً ما تسلط المقالات الضوء على أفضل الممارسات، وهي ما أجمعت عليه الآراء على أنه الطريقة الصحيحة لممارسة الأعمال. لذا, قررت إلقاء نظرةٍ على بعضٍ من أسوأ الممارسات. هذه الممارسات التي ينبغي للمنظمات أن تتوقف عن ممارستها في مايكروسوفت دايناميكس جريت بلينز "Microsoft Dynamics GP".

وهذه خمسة من أسوأ هذه الممارسات:

1) تجاهل النسخ الاحتياطي (Ignore Backups)

أغلب أو كل الشركات تعلم يقيناً أنه يجب عليها أخذ نسخٍ احتياطيةٍ لبيانات مايكروسوفت دايناميكس جريت بلينز "Microsoft Dynamics GP"، ولكن عملية أخذ النسخ الاحتياطية ليست كافية للقول أن هناك نسخ احتياطية, فهذه النسخ ليس لها قيمة مالم يتم اختبار صلاحيتها من خلال اختبار استعادة لهذه النسخ (test restore). يجب على المستخدمين ضرورة التوقف عن هذا الاعتقاد والتأكد من أن قاعدة البيانات مدعومة بنسخ احتياطية سليمة (وليس فقط من خلال استخدام RAID system أو تخزينها على SAN). ويجب الانتباه هنا إلى أنه ليست فقط قاعدة البيانات هي التي يجب أخذ نسخ احتياطية لها, فكذلك النوافذ والتقارير المعدلة customized forms and reports، إلى جانب قواعد بيانات Integration Manager و ملف SYSDATA الخاص ببرنامج FRx ، كل ذلك يجب دعمه بسنخ احتياطية سليمة. وربما كذلك كان هناك بعض الأكواد والأمور الأخرى.

2) تضخيم دليل الحسابات:

بعض المستخدمين يريدون أن يخزنوا كل شيء في دليل الحسابات. فيخصصون مقطع للعملاء ، ومقطع للمشاريع ، ومقطع للأصول الثابتة، وأحياناً ما يكون هناك مقطع فارغ لأغراض معينة فيها حركة واحدة فقط. هذا هراء..! خففوا دليل الحسابات ودعوا الموديولات الفرعية والأستاذ المساعد تكون هي مصدر التقارير المطلوبة، بدون تضخيم دليل الحسابات.

3) تعديل النماذج والشاشات بدلاً من إعادة هيكلة العمليات في المنظمة:

إن التعديلات البرمجية Customization وتكييف التطبيق لملائمة العمليات شيءٌ حسنٌ، ولكن تعديل الواجهات والتطبيقات بدلاً من تغيير نظام العمليات في الشركة هو عبارةٌ عن وصفةٍ مخيفة ومقرفة من تكاليف مرتفعة ومشاكل متطورة ومعقدة. إن عمليات تعديل البرمجيات يجب أن تضيف قيمة إلى العمليات في الشركة، وليس مجرد تكرار أو إسقاط نفس عمليات الشركة كما هي على البرنامج بكل ما تحويه من مشاكل وتناقضات. في كثير من الأحيان، تكون العمليات القديمة موجودة بالرغم من مشاكلها بسبب القيود المفروضة من النظام السابق. الكثير من الشركات التي طبقت دايناميكس جريت بلينز باستخدام الواجهات الافتراضية غالباً ما يستغربون من قلة التعديلات البرمجية التي يحتاجونها. وبالتالي, الانتظار لتطوير تعديلات برمجية ضرورية ومفيدة، يجعل من الشركات قادرة على جعل هذه التعديلات البرمجية مركزة أكثر.

4) تأجيل التدريب:

مايكروسوفت دايناميكس جريت بلينز هو تطبيقٌ كبيرٌ يحوي الكثير من الفرص لتحسين وتطوير الأنشطة اليومية. ولكن مع الأسف, في كثير من الأحيان ينتهي التدريب والتعلم مع انتهاء التدريب الأولي. على الرغم من أنه لا يوجد أحدٌ على الإطلاق لديه القدرة على استيعاب كل ما في الدورات التدريبية الأولى، وذلك كانت متابعة التدريب والتعلم المستمر ضرورية. وعلاوة على ذلك، كلّ إصدار جديد لدايناميكس جريت بلينز يجلب المزيد من الأشياء الجديدة التي لا بد من تعلمها. هناك الكثير من فرص التعلم الرخيصة والمتاحة ، بما فيها الانترنت, من (Customer Source) إلى المقالات والمنتديات والمجموعات المهنية. إن عدم توفير التدريب المستمر يهدر جزءاً من الاستثمار الذي وضعته الشركة في دايناميكس جريت بلينز.

5) عدم استخدام سوى جزءٍ من النظام:
مايكروسوفت دايناميكس جريت بلينز "Microsoft Dynamics GP" هو نظام تخطيط موارد المؤسسات متكامل Integrated ERP. وبالتالي فإن عدم استخدامه كنظامٍ متكاملٍ تماماً يجعل من الصعب للغاية تقديم بياناتٍ كاملةٍ في الوقت المناسب. هذا لا يعني أنه لابد أن يتم إنشاء كل المعلومات من دايناميكس جريت بلينز، ولكن لابد أن تمرر كل البيانات ضمن هذا النظام بصورةٍ منتظمةٍ. إن توافر كل المعلومات في الشركة في مكانٍ واحدٍ يوفر فائدةً لتقديم التقارير. فالمستخدمين لم يعودوا قلقين بشأن التقارير المختلفة التي توفر مجموعات مختلفة من البيانات.
إن التركيز على اتباع أفضل الممارسات ليس دائماً كافياً. إذ ينبغي على الشركات أولاً التخلص من العادات السيئة والتوقف عن أسوأ الممارسات.