ترميز الأصول الثابتة في الشركات يكون له عدة اهداف سأذكر منها ما أود مناقشته في موضوعي هذا.
1 الهدف الأول هو إمكانية تمييز الأصول فيزيائياً (على أرض الواقع) :
مثلا لو عندك 100 كرسي بالشركة بنفس النوع والمواصفات يمكنك ان تسمي كل كرسي برقم معين يحتوي على تسلسل تفهم تفاصيله من النظرة الأولى.
2 الهدف الثاني من ترميزها هو إدخالها بنظام الـ ERP وربطها ببقية البيانات المتعلقة بها مثل تاريخ شرائها , فترات الإهلاك, بعهدة الموظف الفلاني ... الخ . وبالنهاية ستكون قادر على صنع تقارير تحليلية بناء على التصنيف الذي سأشرح تركيبته الآن .
لو افترضنا أن لدى الشركة أصول ثابتة تندرج تحت التصنيفات التي تراها بالصورة :
التصنيفات الرئيسية هي: أدوات, أثاث ومعدات
تحت كل تصنيف رئيسي يوجد له تصنيف فرعي,
وتحت كل تصنيف فرعي يتواجد تحته عدد من الاصناف.
وضعنا لكل تصنيف رئيسي وفرعي رموز تعبر عن أسمائها ., فلو أخذنا مثلا (بناء على الصورة )
مسجلات الستريو ستبدأ بالرمز T
ST السيرفرات تبدأ بالرمز T
SV والآن أقوم على بترميز كل أصل بحسب الإختصارات التي حددتها بالخريطة أعلاه
مثلاً:
اشتريت
طابعتين , فاقوم بتعريفهم بالبرنامج بالرمز T
PR-001 للطابعة الأولى , والثانية تأخذ رمز T
PR-002 وهكذا ...
لاحظ اننا في بناء رمز الأصل استخدمنا:
التصنيف الأساسي- التصنيف الفرعي –رقم تسلسلي
أود أن أفتح النقاش مع السادة المحاسبين و أصحاب الإختصاص إن كان هنالك طريقة أخرى للترميز يتم إتباعها, وما رأيكم لو كان الترميز على النحو التالي:
T
PR-12/09-002
التصنيف الأساسي- التصنيف الفرعي –تاريخ الشراء(سنة\شهر)-رقم تسلسلي ؟