عرض مشاركة واحدة
قديم 13-Dec-2011, 10:43 AM   #3
Monzer Osama
مدير عام منتديات جريت بلينز العربية
افتراضي خادم الشيربوينت 2007 ( الجز ء الثالث): ادارة الوثائق – ادارة السجلات

إدارة الوثائق

للتحكم بدورة حياة الوثيقة نحتاج عادة نظام لإدارة الوثائق, ويعتبر الشيربوينت 2007 رائدا في مجال ادارة الوثائق ودورة حياتها من لحظة انشائها الى مراجتها الى نشرها والوصول لها.

ولفهم ادارة الوثائق سنحاول تطبيق دورة حياة الوثيقة على وثيقة ما, حيث سيتم إنشاء الوثيقة بداية, ثم تخزينها, ثم مشاركتها مع الاخرين, ثم يتم اتاحتها لذوي الاختصاص لتعديلها. وعندما يتم اصدار نسخة واصدار جديد لهذه الوثيقة فإنه يتم تصنيفها وتتبع التغيرات عليها.
في خادم الشيربوينت 2007 يمكن تعريف سياسة معينة لكل مرحلة من مراحل حياة الوثيقة, كذلك يمكن استخدام مخازن مركزية لتخزين وادارة وتمكين الوصول للوثائق, ايضا يمكن استخدام اللاصقة او الباركود وذلك لتسهيل عمليات تتبع الوثيقة.

يوفر خادم الشيربوينت 2007 ميزات عديدة لدعم ادارة الوثائق ومن اهم هذه الميزات توفير قالب لمواقع الوثائق المركزية, هذا القالب يمكن المؤسسة من انشاء مواقع ادارة وثائق كبيرة وموسعة والتي تدعم سيناريوهات ادارة الوثائق المعقدة جدا.

هذا القالب يحتوي على ميزات وخصائص والتي منها: احتجاز والغاء احتجاز الوثيقة, تأريخ الاصدارات الرئيسية والفرعية, يدعم هذا القالب انوع متعددة من "انواع المحتويات" وذلك على مستوى مكتبة الوثائق. و "انواع المحتويات" تحتوي عادة على تعريف للحقول الوصفية معدة مسبقا, بحيث يتم وصل مكتبة الوثائق مع اكثر من نوع محتوى ليتمكن المستخدم من اختيار نوع المحتوى المناسب الذي يحتوي على الحقول الوصفية المناسبة. كذلك فإن ميزة تتبع التغيرات تكون مفعلة على مستوى مكتبات الوثائق المنشأه في هذا القالب.

ادارة السجلات

ادارة السجلات هي عملية تجميع وادارة وتقسيم السجلات المشتركة (معلومات تعتبر مهمة لتاريخ المؤسسة, او معرفة بكل اقامسها, او الامور القانونية) وذلك اعتمادا على سياسة المؤسسة. هذه السياسة يتم الاتفاق عليها على مستوى المؤسسة حسب نوع عمل هذه المؤسسة وحسب ما يمكن ان تتعرض له من مساءلات قانونية وكذلك طبقا للقوانين التي تعمل المؤسسة تحت مظلتها. خادم الشيربوينت 2007 يقدم العديد من الميزات الجديدة لإنشاء ودعم السجلات الرسمية وادارتها في المؤسسة.

ومن هذه الميزات:

- سياسة إدارة المعلومات: المؤسسات تستطيع تعريف واستخدام "سياسات ادارة المعلومات" والتي تجبر الجميع للإمتثال لإجراءات العمل او الامور القانونية او القوانين الحكومية لإدارة المعلومات. هذه السياسات تحتوي على العديد من الميوات منها: تتبع التغيرات, الباركود, اللاصقة, تحويل صيغ الملفات لأغراض الارشفة, فترة الحفظ.

- إدارة حقوق المعلومات: بإستخدام "إدارة حقوق المعلومات" تستطيع المؤسسة تحديد الافعال والاجراءات التي يمكن اتخاذها على مستوى الملف الذي يتم تحميله من والى خادم الشيربوينت 2007. "إدارة حقوق المعلومات" تقوم بتشفير الملف المحمل وتحديد الاشخاص والبرامج التي يمكنها فك تشفير هذه الملفات. كذلك نتستيطع ايضا بإستخدام هذه الميزة تحديد الحقوق الممنوحة للمستخدمين والي منها صلاحية الطباعة والقراءاة وتحميل نسخة من الملف.

- قالب موقع السجلات المركزي:هذا القالب تم تصميمه ليساعد المؤسسة على بناء نظام إدارة سجلات متكامل ومتوافق مع معيار DoD 5015.2 الفصل الثاني. هذا القالب يضيف بعض يقوم بإضافة ميزات لها علاقة بإدارة السجلات بالاضافة للميزات المتوفرة في مواقع الشيربيونت 2007, ومن هذه الميزات:

1. قائمة تحويل السجلات (حسب تصنيف السجلات او حسب خريطة انواع الملفات): تستيط المؤسسة تعريف سلاسل السجلات Record Series والتي تقوم بدورها بتحويل السجل الوارد الى الموقع بشكل الي الى موقعه المناسب في خريطة انواع الملفات File Plan.

2. سياسة إدارة المعلومات: تستطيع المؤسسة تفعيل خصائص هذه السياسة بكل خصائصها, مثل اللصة او الباركود او فترة الحفظ ... الخ
3. الإمساك: يدعم هذا القالب وضع سجلات معينة في الامساك وذلك لمعالجة مشاكل قانونية معينة حول السجل او الوثائق التي تخضع للتحقيق او المرافعات القضائية, وبذلك ستستثنى هذه السجلات الموضوعة بالامساك من سياسة ادارة السجلات وفترة الحفظ.

4. واجهة تجميع السجلات: الاشخاض وكذلك الانظة الالية يمكنها ببساطة ايداع المحتويات لمقع السجلات بدون الحاجة لإمتلاك صلاحية لأي من محتويات الموقع. المحتويات يمكن أن يتم إيداعها بواسطة (خدمات الويب) بإستخدام برتوكول SOAP او بواسطة برتوكول SMTP الخاص بالبريد الالكتروني, او بإرسال الملف من اي موقع للشبريونت 2007 وخصوصا مواقع ادارة الوثائق.

التكامل مع خادم ميكروسوفت إكستشنج 2007 (MS Exchange Server): يتكامل خادم الشيربيونت مع خادم الاكستشينج 2007 حيث يتيح للمؤسسة انشاء مجلدات بريد الكتروني يمكن ادارتها داخل الاكستشنج 2007. يمكن كذلك استخدام هذه المجلدات ةتطبيق سياسات ادارة المعلومات عليها مثل فترة الحفظ, كذلك يمكن للمستخدم استخدام هذه المجلدات لإرسال البريد الإلكتروني لمركز السجلات.
__________________
Monzer Osama
Saudia Arabia - Jeddah
00966501826235
Microsoft Certified Business Management Solutions Professional
Microsoft Certified Trainer
Monzer Osama غير متواجد حالياً   رد مع اقتباس