السياسات والإجراءات في الشركات وتطبيقها على نظم المعلومات
 

بسم الله الرحمن الرحيم

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته,

منذ مدة طويلة وأنا أفكر في فتح موضوع عن تطبيق سياسات وإجراءات الشركة (المانيوال) على نظام المعلومات التي لديها (جريت بلينز).

أريد أن أرى آراء الإخوة الأعضاء حول:

1- هل من الضروري أن يكون للشركة مانيوال للسياسات والإجراءات قبل أن نقوم بتطبيق نظام معلومات ؟

2- هل من الضروري تطبيق اللوائح والتعليمات التي تصدرها الإدارة على نظام المعلومات ؟

3- ما هي السلبيات والإيجابيات (الآثار المباشرة وغير المباشرة) لهذا التطبيق ؟

4- ما هي العوائق التي تقف في طريق هذا التطبيق ؟

لعل الإخوة يفيدونا من تجاربهم وخبراتهم في هذا المجال..

شكراً للجميع.

عبد الحي موضوع هام جداً ....
من المهم أن تكون هناك بعض الإجراءات قبل تطبيق نظام كمبيوتر و ليس يجب أن لاتكون هذه الإجراءات عقبة بسبيل تطبيق البرنامج.
أغلب البرامج تحوي ما يسمى Best Practices , و أنا أفضل أن يتم تنزيل البرنامج بدون تعديل و تجربة الإجراءات المتبعة بالبرنامج و هل ممكن تطبيقها بالشركة ؟؟؟
و من ثم أخذ اللازم .. تعديل الممكن تعديله و هكذا ..لأنه من المستحيل أن تجد برنامج يعمل على إجراءاتك الحالية 100%
علماأ أنه حتى إجراءاتك الحالية قد تتغير بتغير ظروف العمل و المدراء.

كيف يمكن أن تكون عقبة ؟

طيب إذا كان هناك تناقض, أيهما يجب أن يتغير السياسات أم النظام ؟

بمعنى آخر. هل محدودية البرنامج في التطبيق على السياسات, سبب في تغييره, أم من الممكن أن نترك البرنامج يعمل حسب الحلول الممكنة والسياسات تبقى على الورق ؟

ممكن تكون عقبة لما الشركة تتصلب و ترفض تغيير الإجراءات الحالية ...
المفروض يكون فيه مرونة من الشركة لإدارة التغيير و قبوله في حال كان البرنامج بيعرض التطبيق بطريقة مختلفة قليلاً عن الإجراءات المكتوبة.
أكيد السياسات ماراح تنترك على الورق بس لازم تكون بشكل قابلة للتطبيق العملي.
أغلب برامج الوورك فلو بتنربط مع برامج ال اي ار بي و و بتسمح بمرونة عالية من ناحية الإجراءات.

الحقيقة في كتير أسس لوضع السياسات للشركة, طبعاً ما بدي إحكي عن هالموضوع هلق. ممكن بالموقع إزا الله بارك بعمرنا. :)

بس من هالأسس, إنو تكون السياسات بتركز على الأهداف أكتر من الوسائل. فالسياسات غالباً أساسية وصعب تغييرها لأنها بتتعلق باستراتيجية الشركة. أما الإجراءات فهي لازم تكون مرنة وبتقدر تغييرها بس طبعا بدون المساس أو خرق بالسياسات.

راح أعطي مثال لحتى الشباب تتحرك شوي معنا.

لنفرض إنو في عنا شركة كبيرة هالشركة بتعتمد على إستيراد وتوزيع أصناف معينة بالمملكة.

الإدارة بيعتمدو على مركزية شديدة بالشراء (قرار الشراء مركزي), لحتى يسيطرو على الوضع وما تصير شوربة.

الشركة تملك مستودعات رئيسية بكل المملكة, ولازم المشتريات تتوزع بمجرد استلامها من الميناء حسب عوامل وحسب قرارات مسؤولي التوزيع والمخازن. وبالتالي لازم تكون المعلومات عن الحاجات وأرصدة الأصناف أونلاين, وبتوصل على الإدارة مباشرة.

إزا كان البرنامج ما عم يقدر يلبي حاجة الحصول على المعلومات من الفروع مباشرة.

شو الحل؟

تغيير سياسة الشراء المركزية (أذكر السياسةالمناسبة مع التعليل)

تعديل الإجراءات (أذكر الإجراء المناسب مع التعليل)

تعديل البرنامج (ما هي التعديلات).

هادا مثال. وبأمل إنو كل واحد من الإخوة صارت معه تجربة من هالنوع (تضارب بين السياسات والبرنامج) يذكرها.

شكرا للجميع

في قضية ثانية كمان ممكن تأثر كان لازم أضيفها على المشاركة السابقة.

وهي مرونة النظام وقابليته للتعديل بدون تغييرات جذرية.

System Customizability Without Additional Lines of Code

هل تقترحون أن يكون البرنامج على درجة عالية من قابلية التعديل بسهولة وبدون تكاليف إضافية ليستطيع إستيعاب السياسات والإجراءات ؟؟

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
بصراحة استاذ عبد الحي ولا يهون الأخ عماد أنا أخاف أدخل بمواضيعكم لأنها ماشاء الله على مستوى عالي ونظري بحت :)
لكن أقول وبالله التوفيق:

أصعب ما يمكن تطبيق البرنامج في منشأة قديمة لديها نمط عمل معين واسلوب قديم ودفاتر ورقية
فعلمية النقل بالنسبة لهذه المؤسسة ستكون نوعية وكبيرة جدا
وقد لا يكون لديها سياسات تعمل عليها أصلا... فالصعوبة هنا تكمن في أقلمة (على قول وزير التجارة) الموظفين على استخدام الأنظمة... أيا كان يمكن لمدير صغير أن يحلها

لكن أتوقع أن يكون هنالك سهولة كبيرة في حال كانت الشركة قيد الإنشاء , إذ أني أقترح أن يكون الشخص الذي يضع السياسات والاجراءات ملم بأكثر من برنامج تقني يخدم تلك المؤسسات فيقوم
بإنشاء الإجراءات بشكل يسهل تعديله مع البرنامج المتوقع اختياره....

الشركات التي ليس لديها سياسات كثيرة, فأغلب الشركات العائلية ليس لديها سياسات. وإنما أضعف الإيمان أن يكون هناك إجراء مكتوب. لا يمكن أن تبدأ بتطبيق برنامج قبل أن يكون هناك إجراءات.

أنت طرحت فهماً خاطئاً لمن يضع السياسات والإجراءات:
أولاً السياسات ليس لها علاقة سواءً أكانت الشركة تعمل على ورق أو على برنامج إكسل. السياسات تتعلق بطريقة إدارة الشركة لمواردها وكيفية حماية نفسها من المخاطر والخسائر. مثلاً: تكتب في السياسات عن سياسة منح الإئتمان أو الديون أو التسهيلات للزبائن. شركة لا تمنح الزبون أي تسهيلات إلا بعد أن يتعامل معها نقداً لمدة سنة وتكون أعماله مع الشركة وصلت إلى مبلغ كذا. وشركة أخرى تراها تمنح كل من هب ودب تسهيلات وإئتمان. هذه سياسة وهذه سياسة. ولا ترتبط بأي برنامج.
أما الإجراءات, فهي الخطوات المتبعة في إنجاز العمليات. مثلاً: في حال كانت هناك حاجة لشيء معين, يقوم القسم الطالب بإعداد طلب شراء, وهذا الطلب يوقعه مدير القسم, ثم يوافق عليه حسب مستوى صلاحيات الصرف. كذلك في الإجراءات الأمر لا يتعلق ببرنامج معين. فالشركة تحتاج إلى وجود إجراء سواء كانت تعمل على برنامج جريت بلينز أو ساب. ولكن الفرق أنه قد تضطر الشركة إلى تغيير إجراءاتها لتتكامل مع البرنامج من حيث الدورة المستندية, فقد تلغي مستند ورقي لوجود نماذج على الإيميل. أو قد تلغي مستندات إجراء معين بالكامل إذا اعتمدت على نظام ووركفلو في أتمتة هذا الإجراء.

طولت عليك ما ؟؟؟؟ أنا آسف.

أرجو أن أكون قد وصلت الفكرة للجميع

يالله يا شباب في أشياء كتير لازم نفصلها بالموضوع

رد على موضوع سياسات و اجراءات الشركات المطبقة ل gp
 

السياسات لها فقط وضعين
 

تحية طيبة للجميع

لم اقرا كامل التعليقات والمشاراطات ولكن أعتقد انه يوجد شي يسمى الايزوو وهذا الايزو هو عباره عن اجراءات داخليه وخارجيه في الشركه بشكل علمي مدروس وبالتاكيد ان كانت الاجراءات لا تتعارض مع شهادات الجودة العالمية المختلفه بإختلاف الانشطه التجاريه

سوف تكون صحيحه هذه السياسات والاجراءات.

وتحياتي مجددا وانا متابع هذا الموضوع بإهتمام:)