المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : Audit Trail Code


ahai
08-Aug-2011, 10:42 PM
السلام عليكم ورحمة وبركاته,
أرجو ممن لديه خبرة أو معرفة بالتطبيقات المحاسبية لAudit Trail Code في عمليات المراجعة والتدقيق والرقابة أن يقدم لنا شرحاً مبسطا عن هذا الميزة وعن استخداماتها ..
ولكم جزيل الشكر سلفاً

ahai
11-Aug-2011, 09:41 AM
شو يا شباب ؟؟؟؟
لو آعد بقهوة الفرح كان حدا رد عليي ...!!!!

Monzer Osama
11-Aug-2011, 10:50 AM
صبراً آل الآتاسي فالرد على الطريق

ياسر حميد
11-Aug-2011, 11:31 AM
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته..
حسب معلوماتي في هذا الموضوع..
أن الـ Audit Trial Code عبارة عن رمز تلقائي يعطيه البرنامج لكل عمليةأو مجلد يتم ترحيله من الأستاذ المساعد إلى الأستاذ العام وذلك لضمان تكامل العمليات وتتبعهامن مصدرها الرئيسي..
مع العلم أن كل عملية في أي أستاذ مساعد لها رمز وتسلسل مستقل عند الترحيل..

فإذا تم ترحيل عملية مثلاً فاتورة INVOICE Trx من أستاذ المبيعات Sales Module إلى ما قبل الأستاذ العامGeneral Ledger فإن البرنامج يعطيهاAudit Trial Code برمز SLSTE متبوعة برقم تسلسلي بحيث تأخذ كل فاتورة جديدة مرحلة نفس الرمزSLSTE لكن مع تسلسل جديد..
ويعتبر هذا الرمز هو رمز للمجلد الذي تحفظ فيه العملية أو مجموعة العمليات المرحلة ضمن مجلد واحد، بمعنى لو رحلت من الأستاذ المساعد كل فاتورة على حدة فإن كل فاتورة تحفظ في مجلد تلقائي يحمل الرمز SLSTE لكن برقم تتابعي مستقلSLSTE000001/SLSTE000002/SLSTE000003 وهكذا،
ولو رحلت مجموعة من الفواتير ضمن مجلد واحد فإنها جميعها توضع في مجلد مستقل يأخذ الرمز SLSTE00000X لكن برقم واحد..
يمكن مشاهد هذه الرموز Audit Trial Code من:
Tools>>Setup>>Posting>>Audit Trial Code Setup
ويمكن مشاهدة المجلدات التي تحمل مثل هذه الرموز من:
Tools>>Setup>>Routines>>Master Posting
أو
Transaction>>Financial>>Baches

الجدير بالذكر:
1- أن هذه الرموز هي رموز قياسية لا يمكن تغييرها أو إضافة أخرى جديدة، لكن يمكن فقط تغيير المستندات المرتبطة بها عند الترحيل، أو تغيير الرقم التسلسلي الذي يليها.. ولا يفضل العبث بها إطلاقاً.. حتى يستطيع البرنامج التعرف عليها عند الترحيل..
2- بالإمكان حذف هذه المجلدات التي تحمل Audit Trial Code قبيل ترحيلها للبرنامج مع الأخذ بالاعتبار أنه سيتم حذف جميع العمليات المرتبط بها، يعني سيكون تأثير العمليات مقصوراً على الأستاذ المساعد لكنه لن يظهر في GL فيما لو تم حذف هذه المجلدات..

ahai
11-Aug-2011, 11:42 AM
شكرا أستاذي الكريم على تجوبك..
بس اللي أنا بعرفو إنو كل الحركات بالأستاذ العام بكون الكود فيها
Gltrx00000000 وبالتالي ماراح تعرف المصدر من الكود.
نشكركم على أي حال ونأمل من أي أحد من الأخوة الأفاضل الذين لديهم تجربة بأن قام المراجع بفرض سياسة معينة لمثل هذه القضايا أن يفيدونا من تجاربهم .. خاصة وأن الرقابة والتدقيق هو من الوظائف التي يجب أن يؤمنها أي نظام Erp ..
شكرا جزيلا

ياسر حميد
11-Aug-2011, 12:22 PM
تم التعديل على الموضوع بسبب خطأ فني أثناء الحفظ..

لمزيد من المعلومات في هذا المجال يمكنكم البحث في ملفات Help بنفس برنامج جريت بلينز

ياسر حميد
11-Aug-2011, 12:36 PM
ما قلته صحيح..
بأن كل العمليات تأخذ GLTRX لكن بعد وصولها للأستاذ العام،
أما ما قبل ذلك أي ما بين الأستاذ المساعد والأستاذ العام فإنها تأخذ Audit Trial Code حسب العملية المرحلة والأستاذ المساعد القادمة منه..
.. أقول..
هناك في إعدادات الترحيل لكل أستاذ مساعد "خيار" يسمح للعمليات بالتوقف قبل الأستاذ العام هو Post Through GL Files يجب إلغاؤه "عدم تحديده" للسماح بمراجعة العمليات قبيل وصولها للأستاذ العام، وبذلك فإن كل عملية يتم ترحيلها من الأستاذ المساعد تتوقف على بوابة الـ GL وتأخذ رقم Audit Trial Code خاص بها غير GLTRX وعند ترحيلها للأستاذ العام يستبدل SLSTE وال CMTRX وال INVCE وغيرها من الـ Audit Trial Code بـ GLTRX في الأستاذ العام..

وأما بالنسبة لمعرفة مصدر العملية في GL يمكن ذلك من خلال الضغط على Source Document في نفس شاشة Journal Entry Inquiry

ياسر حميد
11-Aug-2011, 12:39 PM
تم التعديل

ahai
11-Aug-2011, 01:42 PM
بارك الله فيك أستاذ ياسر..
وشكرا لكم..

ahai
11-Aug-2011, 10:09 PM
السلام عليكم,
أستاذ عماد.. إزا بتتكرم علينا بهذا السؤال.. لإنو الظاهر ماحدا فهم عليي شو بدي أو أنا ما عرفت زصل الفكرة..
سؤالي أنو هل في متطلبات بيطلبها المراجع (الداخلي أو الخارجي) من شان يسهل عملية المراجعة والتدقيق..؟؟؟
وهل (كما أعتقد ) من بينها Audit trial code ؟؟؟
وخاصة إنو متل ما بعرف إنو في عندك بالشركة قسم تأكيد الجودة يعني بتزيد مهمة الرقابة بالموضوع ... وأكيد حطو متطلبات بتسهل عليون هالأمور ..
شكرا لكم سلفا

GreatPlains
29-Sep-2011, 03:45 PM
بسم الله الرحمن الرحيم
كلام الأخ ياسر جدا جميل عن كيفت عمل Audit Trail Code داخل جريت بلينز .
السؤال المنطقي :
س1 / ما هو الهدف من Audit Trail Code داخل الجريت بلينز ؟
ج1/ الهدف منه ربط النظم المساعده بالدليل العام.
س2/ ما الفائده من Audit Trail Code ؟
ج2/ الهدف من التدقيق .
س3/ لماذا وجد Audit Trail Code ؟ هل فقط الربط ؟
ج3/ لأ طبعا مش الربط وبس , واطهاره علي التقارير له فائده عظيمة جدا يجب ان نفهمها .
من Audit Trail Code :
1- اعرف انه تم التدقيق علي السند بعد الترحيل بالطريقه علي حسب الترتيب
محاسب---رئيس حسابات ---- مدير مالي --- مدقق
وهذا سبب وجود Batch Id للطباعة القيود قبل الترحيل والحفظ مع العلم انه فبل الترحيل يمكن ان نخرج قوائم مثلا رصيد مورد ورصيد المصروفات حتي تارخه .
اذا ايقنا انه الهدف من Audit Trail Code هو التدقيق كيف سوف تساعد المدقق الحسابات .
هنا نرجع نقطه الي الوراء
وجوب ان نرتب الملفات بعد الطباعه علي اساس Audit Trail Code بتعدد الأنظمه الساعده ؟
تخلو لو ان كل الحركات داخل الجرت بلننز لها نفس الرقم التسلسلي
مثلا قيد من الوراتب يأخذ رقم 1 قيد من الموردين ياخذ رقم 2 قيد من المبيعات بأخذ رقم 3 ألخ
النتجه ملفات قيود من 1 الي عدد ما لا نهائي بدون اي ترتيب
الهدف من Audit Trail Code هو الترتيب
الجرتب بلنيز يلغي الطريقة التقليده للترتبيب الملفات طريقه التسلسليه ليكونها بشكل افضل
لكل نظام يكون له Audit Trail Code الخاص به للترتب الملفات لتصبح ملفات الموردين ( Audit Trail Code للفواتير , Audit Trail Code للدفعات الموردين , Audit Trail Code للذمم الموظفين ) مع العلم انه لكل حركه داخل البرنامج Audit Trail Code الخاص بها
تتج عنه مجموعه منظمه من الملفات كل ملف بالمرفقات الخاصه به وبطريقه تسلسليه
تسهل عمل مراجع الحسابات للجروع الي الملفات .

GreatPlains
29-Sep-2011, 03:55 PM
هذه السنه سوف تكون نهايه السنه الثانيه في GP
تم عمل نظام للترتيب الملفات في شركة علي اساس Audit Trail Code وكانت ردت فعل المدقق الحسابات باللأشاده للهذا النظام وتقديه له احسن من طريقه النظام التسلسلي المتبع في كثير من الشاكات
الشركة المدققه كانت شركت ادسن ينغ
تعتبر احسن شركة تدقيق محاسب علي مستوي اللملكه السعوديه .

ياسر حميد
30-Sep-2011, 08:54 AM
جزاك الله خيراً
توصيف جميل وإضافة رائعة وثرية لهذا الموضوع
يحتاج أن يطلع عليه الأخوة في الأقسام المالية والحسابات
حتى تعم الفائدة

ahai
30-Sep-2011, 10:33 AM
بسم الله الرحمن الرحيم
كلام الأخ ياسر جدا جميل عن كيفت عمل Audit Trail Code داخل جريت بلينز .
السؤال المنطقي :
س1 / ما هو الهدف من Audit Trail Code داخل الجريت بلينز ؟
ج1/ الهدف منه ربط النظم المساعده بالدليل العام.
س2/ ما الفائده من Audit Trail Code ؟
ج2/ الهدف من التدقيق .
س3/ لماذا وجد Audit Trail Code ؟ هل فقط الربط ؟
ج3/ لأ طبعا مش الربط وبس , واطهاره علي التقارير له فائده عظيمة جدا يجب ان نفهمها .
من Audit Trail Code :
1- اعرف انه تم التدقيق علي السند بعد الترحيل بالطريقه علي حسب الترتيب
محاسب---رئيس حسابات ---- مدير مالي --- مدقق
وهذا سبب وجود Batch Id للطباعة القيود قبل الترحيل والحفظ مع العلم انه فبل الترحيل يمكن ان نخرج قوائم مثلا رصيد مورد ورصيد المصروفات حتي تارخه .
اذا ايقنا انه الهدف من Audit Trail Code هو التدقيق كيف سوف تساعد المدقق الحسابات .
هنا نرجع نقطه الي الوراء
وجوب ان نرتب الملفات بعد الطباعه علي اساس Audit Trail Code بتعدد الأنظمه الساعده ؟
تخلو لو ان كل الحركات داخل الجرت بلننز لها نفس الرقم التسلسلي
مثلا قيد من الوراتب يأخذ رقم 1 قيد من الموردين ياخذ رقم 2 قيد من المبيعات بأخذ رقم 3 ألخ
النتجه ملفات قيود من 1 الي عدد ما لا نهائي بدون اي ترتيب
الهدف من Audit Trail Code هو الترتيب
الجرتب بلنيز يلغي الطريقة التقليده للترتبيب الملفات طريقه التسلسليه ليكونها بشكل افضل
لكل نظام يكون له Audit Trail Code الخاص به للترتب الملفات لتصبح ملفات الموردين ( Audit Trail Code للفواتير , Audit Trail Code للدفعات الموردين , Audit Trail Code للذمم الموظفين ) مع العلم انه لكل حركه داخل البرنامج Audit Trail Code الخاص بها
تتج عنه مجموعه منظمه من الملفات كل ملف بالمرفقات الخاصه به وبطريقه تسلسليه
تسهل عمل مراجع الحسابات للجروع الي الملفات .

شكرا جزيلا أستاذ GreatPlains على ردك الوافي..
س: إسمك وسنك وعنوانك.
س: هل كنت تعمل كاتب محاضر تحقيق في النيابة العامة ؟
:):):):)

شكرا على الإفادة القيمة, والحقيقة أنه أغلب الشركات الآن تعتمد هذا الترتيب